Evidencija radnih sati
Kako bi se služili opcijom Evidencije radnih sati, potrebno je unijeti podatke i podesiti parametre vezane uz Evidenciju.
Podaci služe kasnijem automatskom popunjavanju, no napominjemo da se i tada podaci po potrebi mogu ručno unijeti i/ili promijeniti.
1.Vrste radnog vremena
Ovdje stvarate šifrarnik vrsta radnog vremena, možete ih dodavati, mijenjati, brisati.
Ukoliko namjeravate prilikom obračuna plaće povlačiti podatke iz evidencije radnih sati, vrstu radnog vremena obavezno morate vezati uz naknade koje ste prethodno kreirali u Šifrarniku naknada za rad.
Glavna knjiga > Plaće > Evidencija radnih sati > Vrste radnog vremena
2.Mjesečni fond sati
Unesite broj radnih sati po mjesecu
Glavna knjiga > Plaće > Evidencija radnih sati > Mjesečni fond sati
3.Blagdani / državni praznici
Ovdje ćete unijeti datume blagdana i državnih praznika.
Blagdane možete unijeti i kroz opciju Fond sati – mjesečni
Glavna knjiga > Plaće > Evidencija radnih sati > Blagdani/državni praznici
4.Fond sati – tjedni
Ovdje kreirate smjene temeljene na tjednoj bazi. Naziv smjene (Smjena rada) unosite sami, te ju povezujete s Vrstom radnog vremena koje ste unaprijed kreirali.
Ukoliko se radi o dvokratnom radnom vremenu potrebno je uključiti parametar.
Sistem > parametri programa > promjena parametara > glavna knjiga > Evidencija o radnom vremenu > Dvokratno radno vrijeme
5.Fond sati – mjesečni
Ovdje možete provjeriti odgovaraju li tjedne smjene koje ste unijeli ukupnoj mjesečnoj satnici, te označiti datume koji su blagdan ili državni praznik, ukoliko ih niste upisali u šifrarnik blagdana / državnih praznika.
6.Povezivanje smjena i djelatnika
povezivanje kreirane smjene sa djelatnicima:
Glavna knjiga >Plaće > Djelatnici
Na djelatniku je potrebno označiti Aktivan obračun plaće.
Ukoliko u programu radite u više poslovnih jedinica u šifrarniku djelatnika svakom djelatniku potrebno je unijeti jedinicu u kojoj radi.
Podatak za Odjel/Jedinica možete upisati sami, dok podatak za Šifra poslovnice (jedinice) program povlači iz Šifrarnika odjela/jedinica.
Za jednog radnika možete vezati samo jednu smjenu i tu smjenu će vam, prilikom automatskog popunjavanja, popuniti kroz cijeli mjesec. Sva odudaranja od postavljene smjene kasnije možete promijeniti ručno ili opcijom Evidencije dana (period).
Ukoliko ne želite automatski popunjavati evidencije, radnika nije potrebno vezati uz smjenu.
Popunjavanje evidencije o radnom vremenu
1.Evidencije dana (period)
Ovdje za pojedinog radnika unosite sva odudaranja u radu u odnosu na zadanu smjenu kao što su bolovanje, godišnji odmor, porodiljni dopust, terenski rad… Unosite razdoblje od kada do kada je djelatnik bio odsutan, na terenu ili radio drugačije od zadane smjene.
Pri ispunjavanju evidencije program će za tog radnika, za taj period, automatski povlačiti vrstu radnog vremena koje ste mu upisali.
Ovaj dio u automatskoj evidenciji ne možete ispravljati, ako želite nešto promijeniti, to morate učiniti ovdje.
2. Evidencija o radnom vremenu
Ovo je unos evidencije rada po danu.
Bez odabira Aktivnog odjela/jedinice, učitat će vam sve radnike za koje je označen Aktivan obračun plaće. No možete vršiti upise po Aktivnom odjelu/jedinici i/ili Mjestu rada.
Slijedeće je da odaberete način automatskog popunjavanja
3. Evidencija po radniku mjesečno
Kao što naziv kaže, ovdje vodite mjesečnu evidenciju – po radniku.
Osim vremena dolaska i odlaska ovdje morate dnevnu satnicu razvrstati po vrstama radnog vremena.
Import evidencije rada excelom
primjer excel tablice za import u evidenciju rada za radnika (dvokratna smjena):
Predložak excel datoteke (formatirane kolone):
Kad jednom povežete sva polja možete snimiti predložak, na taj način će se ubrzati ponovni import samo povezivanjem predloška, a ne svakog pojedinog polja, uvijet je da excel datoteka sadrži isti raspored kolona, kako predložak ne bi povezao kolone drugačije.
Moguće je automatizirati unos podataka na dnevnoj bazi, osnovno je ažurirati excel tablicu te ju uvijek snimiti u mapu koja je definirana na postavkama importa.
Sistem > Slanje podataka > Automatske procedure
Kod importa je potrebno obratiti pažnju na formate ćelija, (znači za broj sati format ćelije je "Number") jer se mogu promijeniti vrijednosti koje se zapisuju u tablicu